Schriftführung und Niederschrift in Rat und Ausschuss – was Sie für den Sitzungsdienst wissen sollten

Die Schriftführung und das Erstellen der Niederschrift über Sitzungen des Rats und seiner Ausschüsse sind wesentliche Bestandteile des kommunalen Sitzungsdienstes und damit eine verantwortungsvolle Aufgabe. Sie sind in der Gemeindeordnung NRW und der jeweiligen Geschäftsordnung geregelt.

Als Schriftführerin bzw. Schriftführer sollten Sie fundierte Kenntnisse der rechtlichen Grundlagen haben. So können Sie in Zweifelsfällen rechtskonforme Auskünfte über die relevanten Vorschriften zur Durchführung der Rats- oder Ausschusssitzung geben. Denn in der Praxis tauchen immer mal wieder Fragen zur Beschlussfähigkeit, den Rechten der Rats- und Ausschussmitglieder, den Mitwirkungsverboten wegen Befangenheit, der Neutralität der Sitzungsleitung oder zur Durchführung von Abstimmungen auf.

Der Referent vermittelt Ihnen das notwendigen rechtliche Fundament und bringt Sie auch bezüglich der Rechtsprechung auf den aktuellen Stand. Sie können Ihre Fragen aus der Praxis klären und sich mit den Kolleginnen und Kollegen anderer Kommunen austauschen. Optimieren Sie mit diesem Wissen Ihre Arbeit im Sitzungsdienst!

• Bestellung und Pflichten der Schriftführung

• Inhalte der gesetzlichen Vorschriften

• Rechtliche Bedeutung der Geschäftsordnung

• Teilnehmende und Anwesende

• Sach- und Verfahrensanträge

• Beschlüsse und Wahlen

• Namentliche und geheime Abstimmung

• Rechtsstellung der bzw. des Vorsitzenden und Ordnungsmaßnahmen

• Unterzeichnung

• Niederschrift als öffentliche Urkunde

• Einwendungen/Genehmigung/Berichtigung der Niederschrift

• Änderung der Tagesordnung und Zeitpunkt der Änderung

• Mit Ergänzungen umgehen / Tischvorlagen

• Zeit und Ort der Sitzung festlegen

• Gemeinsame Tagung von Ausschüssen

• Fristen für Niederschriften

• Sitzungsunterbrechungen

• Wechsel von Ausschussmitgliedern während der Sitzung

• Ausschluss der Öffentlichkeit sowie Vorgehen bei hohem Besucherandrang

• Ordnungsmaßnahmen