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Zielgruppe

Führungskräfte mit strategischer Verantwortung in der Verwaltung: Dezernent:innen, Amtsleitungen, Leitungen von Haupt-, Personal- oder Organisationsämtern, Personalentwickler:innen sowie Verantwortliche für Steuerung, Struktur und Ressourcenentwicklung

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Hohe Fehlzeiten wirken sich je nach Bereich unterschiedlich aus: In Bauhöfen, Kitas, Pflegeeinrichtungen, technischen oder gewerblich geprägten Einheiten entstehen Vertretungsdruck, Dienstplanprobleme und Qualitätsrisiken. In Verwaltung, HR, Bürgerservice und kaufmännischen Bereichen steigen Liegezeiten, Rückstände, Vertretungsaufwand und Reaktionszeiten.

Viele öffentliche Arbeitgeber kennen die Quote, aber nicht das Muster dahinter. Dadurch entstehen Maßnahmen, die Aufwand erzeugen, aber nur wenig Wirkung zeigen.

Im Seminar lernen Sie, steuerbare Fehlzeiten zu erkennen, Ursachenfelder richtig einzuordnen und passgenaue Maßnahmen abzuleiten. Im Mittelpunkt stehen konkrete Werkzeuge für Datenanalyse, Führung, Rückkehrlogik, Prozessklarheit und erste Quick Wins.

Inhalte

Ausgangslage verstehen: Warum Fehlzeiten zum Steuerungsthema werden

• Entwicklung von Krankheitstagen, Belastung und Produktivitätsverlusten
• Warum Fehlzeiten nicht nur ein Gesundheitsthema sind
• Unterschiede zwischen gewerblich geprägten, administrativen und führungsnahen Bereichen im öffentlichen Dienst
• Auswirkungen auf Teams, Führung, Kosten, Qualität, Serviceversprechen und Organisation

Fehlzeiten richtig lesen: Daten, Muster und Hotspots erkennen

• Relevante Fehlzeitendaten, Kennzahlen und Auswertungslogiken
• Kurzzeit- und Langzeitfehlzeiten differenziert betrachten
• Wiederholungen, Häufungen und auffällige Verläufe erkennen
• Muster nach Teams, Bereichen, Standorten, Dienststellen und Führungsspannen auswerten

Ursachen sichtbar machen: Was wirklich hinter hohen Fehlzeiten steckt

• Führung, Kommunikation und Rollenklarheit als Einflussfaktoren
• Teamstabilität, Belastung, Prozesse und Verantwortlichkeiten prüfen
• Rückkehr, Vertretung, Aufgabenverteilung und Übergaben als Reibungsquellen erkennen
• Warum dieselbe Fehlzeitenquote unterschiedliche Ursachen haben kann

Fehlzeitenmuster als Entscheidungsgrundlage und Hebel nutzen

• Unterschiedliche Ursachenlagen erkennen und richtig priorisieren
• Führungs- und Kommunikationsprobleme von Gesundheitsthemen unterscheiden
• Belastungs-, Prozess- und Standortthemen gezielt bearbeiten
• Maßnahmen nicht nach Bauchgefühl, sondern nach Muster auswählen

Vier Lösungswege für wirksames Fehlzeitenmanagement

Fehlzeiten datenbasiert erkennen

• Relevante Kennzahlen und Muster sichtbar machen
• Hotspots in Teams, Bereichen, Standorten und Dienststellen identifizieren
• Fehlzeiten nicht pauschal, sondern nach Ursache und Steuerbarkeit bewerten

Ursachenmuster verstehen

• Führung, Kommunikation, Team, Belastung und Prozesse als Ursachenfelder prüfen
• Typische Fehlzeitenmuster erkennen
• Unterschiede zwischen gewerblich geprägten und administrativen Bereichen berücksichtigen

Führung und Personalbereich handlungsfähig machen

• Rollen zwischen Führung, Personalbereich und Personalrat bei BEM, BGM und arbeitsrechtlichen Fragen klären
• Rückkehr- und Fehlzeitengespräche sicherer führen
• Auffälligkeiten früher und konsequenter ansprechen
• Eskalationswege, Verantwortlichkeiten und Nachverfolgung strukturieren

Quick Wins identifizieren und Umsetzung starten

• Sofortmaßnahmen für die ersten 30 Tage ableiten
• Rückkehrprozesse, Vertretung, Aufgabenverteilung und Übergaben verbessern
• Prozessbrüche und Belastungsspitzen sichtbar machen
• Maßnahmen nach Wirkung, Aufwand und Dringlichkeit priorisieren

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