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Zielgruppe

Führungskräfte und Beschäftigte aus den Bereichen IT und Organisation, die Ablagesysteme professionalisieren möchten und sich auf ein Dokumentenmanagementsystem vorbereiten

Die maximale Gruppengröße von 12 Personen gewährleistet ein teilnehmerorientiertes Trainingsdesign.

Ihr Gewinn

Moderner und strukturierter Umgang mit digitalen Daten ist ein zentraler Faktor für effizientes Arbeiten. Die rasante digitale Entwicklung bietet viele Möglichkeiten, führt jedoch oft zu noch mehr Dokumenten, Akten, Emails, Text, Audio- und Videonachrichten mit sich überschneidenden Informationen. Wie also umgehen mit der Datenflut? Welche Dateien können wie bearbeitet und abgelegt werden? Worauf ist zu achten, damit die Daten fachbereichsübergreifend abgerufen werden können und alle Nutzer die Inhalte auch verstehen und zuordnen können? Und was macht ein professionelles und gut geführtes Ablagesystem aus?

Dieses Training zeigt Ihnen, welche Möglichkeiten es zur Strukturierung der Daten und Ihrer Ablage gibt. Sie lernen abzuschätzen, welche für Ihren Bereich geeignet sind und wie sie eingesetzt werden können. Erabeiten Sie sich, Schritt für Schritt, eine Ablagestruktur passend für Ihren Bereich, organisationsweit einsetzbar und für alle Benutzerinnen und Benutzer nachvollziehbar.

Inhalte

• Einführung und allgemeiner Überblick: Welche digitalen Informationen, Dokumente und Daten gibt es?
• Aufgeräumte und sauber strukturierte Ordner und Laufwerke
  • Werkzeuge zum Aufräumen der Festplatte und der Ordner
• Ein Klick und alles ist da! Einheitliches Ablagemanagement für alle Daten
  • Wie die (täglichen) Daten aus den Vorgängen übersichtlich und für alle Nutzer nachvollziehbar abgelegt werden können
• Alle wissen Bescheid: Team- und fachbereichsübergreifende Ablage von Daten
  • Daten zu einem Vorgang liegen an einem Ort!
  • Welche Informationen benötigt wer zur praxisorientierten Nutzung des Ablagesystems?
• Sicherer Austausch der Daten: Zwischen den verschiedenen Plattformen und Endgeräten kommunizieren
  • Wie kann ein zugriffsoptimierter und gleichzeitig sicherer Austausch der Daten gewährleistet werden?
  • Sortierungssystem der Daten für das Team und die Leitungoptimieren: aus einer Quelle
• Arbeiten auf Servern und Netzwerken, Zugriff von unterschiedlichen Standorten
  • Netzwerkumgebung Windows, Sharepoint und weitere: Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Arbeiten
• Analyse bestehender Strukturen und Arbeitsweisen
  • Wie arbeiten Sie derzeit und welche Strukturen des digitalen Ablagemanagements bestehen?
  • Analyse und Optimierung
  • Entwicklung erster Ansätze

Das sagen unsere Teilnehmenden

• Viele neue Erkenntnisse
• Tipps und Anregungen, die umsetzbar sind
• Austausch mit den anderen Teilnehmenden
• Anschaulicher Vortrag
• Vertraute Atmosphäre